Termini di Servizio Assistenti Virtuali di Ateneo

I presenti Termini di utilizzo, unitamente a qualsiasi documento qui richiamato (collettivamente, i "Termini di servizio"), disciplinano l'accesso e l'utilizzo della piattaforma di assistenza virtuale basata su tecnologie di intelligenza artificiale (di seguito, l'"Assistente" o la "Piattaforma"), resa disponibile dall'Università Campus Bio-Medico di Roma ("UCBM" o "Titolare").

L'accesso e l'utilizzo della Piattaforma comportano l'accettazione integrale dei presenti Termini di servizio. Qualora l'utente non intenda accettare tali condizioni, è invitato a non accedere né utilizzare la Piattaforma.

1. Titolare del Servizio

La Piattaforma è un servizio digitale offerto dall'Università Campus Bio-Medico di Roma, con sede legale in Via Álvaro del Portillo 21, 00128 Roma (Italia), C.F. 97087620585 e P. IVA 04802051005.

2. Descrizione del Servizio

Nell'ambito del percorso di digitalizzazione e innovazione promosso dall'Ateneo e in coerenza con il Piano Strategico 2024–2025, UCBM ha realizzato una piattaforma di assistenza virtuale basata su tecnologie di intelligenza artificiale generativa, dedicata al personale docente e tecnico amministrativo.

L'Assistente è progettato per supportare gli utenti nella consultazione del sistema procedurale e documentale dell'Ateneo (Statuto, Regolamenti, Linee Guida, istruzioni operative e altri documenti istituzionali), offrendo un'esperienza di tipo conversazionale quale alternativa alla tradizionale ricerca testuale all'interno della documentazione istituzionale pubblicata sul sito ufficiale Università Campus Bio-Medico di Roma e sulla intranet di Ateneo.

L'Assistente utilizza modelli di intelligenza artificiale di tipo generativo, soggetti a limiti intrinseci di accuratezza e completezza, fornisce esclusivamente risposte informative di supporto e non compie azioni, non avvia procedure, non modifica dati, né produce effetti giuridici o amministrativi.

3. Destinatari del Servizio e Modalità di Accesso

L'accesso alla Piattaforma è riservato esclusivamente agli utenti in possesso di credenziali di dominio UCBM, appartenenti alle seguenti categorie:

• personale docente;
• personale tecnico-amministrativo.

L'utente è responsabile della corretta custodia delle proprie credenziali di accesso e si impegna a non consentirne l'utilizzo a soggetti terzi.

4. Natura del Servizio e Limiti di Utilizzo

L'utente prende atto che:

• l'Assistente ha finalità esclusivamente informative e di supporto;
• le risposte generate possono essere incomplete, sintetiche o non pienamente aggiornate;
• eventuali inesattezze non comportano responsabilità in capo al Titolare.

In caso di difformità tra le risposte fornite dall'Assistente e la documentazione ufficiale di Ateneo, prevalgono sempre queste ultime e le indicazioni degli uffici competenti.

Nell'utilizzo della piattaforma l'utente è tenuto all'osservanza della policy di Ateneo sull'utilizzo dell'intelligenza artificiale.

5. Contenuti Inseriti dall'Utente

L'utente è responsabile dei contenuti testuali inseriti nella Piattaforma.

È fatto divieto di inserire:

• dati personali non necessari;
• dati personali di terzi;
• informazioni riservate non destinate alla consultazione generale;
• contenuti illeciti, offensivi o non pertinenti alle finalità del servizio.

6. Limitazione di Responsabilità

L'utilizzo della Piattaforma avviene sotto l'esclusiva responsabilità dell'utente. UCBM non risponde di eventuali decisioni, comportamenti o attività intraprese dall'utente sulla base delle informazioni fornite dall'Assistente. L'università Campus Bio-Medico di Roma non è responsabile per qualunque conseguenza derivante da un uso non conforme della piattaforma.

7. Proprietà Intellettuale

Tutti i contenuti presenti nella Piattaforma (software, report, loghi, testi, dati, interfacce) sono protetti dalle normative su diritto d'autore e proprietà intellettuale. È vietata qualsiasi riproduzione, diffusione o utilizzo non autorizzato, salvo esplicita autorizzazione scritta da parte del Titolare.

Divieto di scraping e raccolta automatizzata di dati. È vietato effettuare, direttamente o tramite terzi, operazioni di scraping, data harvesting, crawling automatizzato, acquisizione massiva o sistematica di dati, metadati o contenuti presenti nella Piattaforma.

È inoltre vietato utilizzare bot, script automatizzati o strumenti software finalizzati a:

• monitorare, estrarre o copiare porzioni sostanziali della Piattaforma;
• ricostruire dataset a partire dagli output generati;
• interferire con le operazioni della Piattaforma o aggirare misure di sicurezza.

8. Comportamenti Vietati

È vietato:

• utilizzare la Piattaforma per finalità diverse da quelle istituzionali;
• tentare di aggirare le misure di sicurezza;
• effettuare attività di scraping, reverse engineering o estrazione sistematica dei contenuti;
• utilizzare l'Assistente in modo da compromettere il corretto funzionamento del servizio.

La violazione dei presenti Termini può comportare la sospensione o la cessazione dell'accesso alla piattaforma.

9. Trattamento dei Dati e Conservazione delle Conversazioni

Il trattamento dei dati personali avviene nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e di quanto stabilito nella Policy Privacy.

Le conversazioni con l'Assistente:

• sono trattate in forma anonimizzata;
• sono conservate per un periodo massimo di 30 giorni;
• sono utilizzate esclusivamente per finalità di sicurezza, monitoraggio e miglioramento del servizio.

Non è effettuato alcun monitoraggio individuale dell'attività degli utenti, nel rispetto dello Statuto dei Lavoratori.

10. Modifiche, Sospensione e Cessazione del Servizio

UCBM si riserva il diritto di modificare, sospendere o cessare la Piattaforma in qualsiasi momento.

11. Legge Applicabile e Foro Competente

I presenti Termini di servizio sono disciplinati dalla legge italiana.

Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Roma.

12. Accettazione

L'accesso e l'utilizzo della Piattaforma comportano l'accettazione integrale dei presenti Termini di servizio.